Gestión de contenido - Enciclopedia

Gestión de contenido (CM) es un conjunto de procesos y tecnologías que apoyan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier forma o medio. Cuando se almacena y accede mediante computadoras, esta información puede referirse específicamente como contenido digital, o simplemente como contenido.

El contenido digital puede adoptar la forma de texto (como documentos electrónicos), imágenes, archivos multimedia (como archivos de audio o video), o cualquier otro tipo de archivo que siga un ciclo de vida de contenido que requiera gestión. El proceso de desarrollo y gestión de contenido es suficientemente complejo que varios vendedores de software comercial (grandes y pequeños), como Interwoven y Microsoft, ofrecen software de gestión de contenido para controlar y automatizar aspectos significativos del ciclo de vida del contenido.

Proceso
Las prácticas y objetivos de gestión de contenido varían según la misión y la estructura de gobernanza organizativa. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan gestión de contenido, pero de diferentes maneras. Esto lleva a diferencias en la terminología y en el nombre y número de pasos en el proceso.

Por ejemplo, algunos contenido digital es creado por uno o más autores. Con el tiempo, ese contenido puede ser editado. Uno o más individuos pueden proporcionar algún control editorial, aprobando el contenido para publicación. La publicación puede tomar muchas formas: puede ser el acto de "enviar" contenido a otros, o simplemente otorgar derechos de acceso digital a ciertos contenido a uno o más individuos. Más tarde, ese contenido puede ser sustituido por otra versión del contenido y, por lo tanto, retirado o eliminado del uso (como cuando esta página de wiki se modifica).

La gestión de contenido es un proceso intrínsecamente colaborativo. A menudo consta de los siguientes roles y responsabilidades básicos:

Creador – responsable de crear y editar contenido.
Editor – responsable de afinar el mensaje del contenido y el estilo de entrega, incluyendo la traducción y la localización.
Publicador – responsable de liberar el contenido para su uso.
Administrador – responsable de gestionar los permisos de acceso a carpetas, colecciones y archivos, generalmente logrado asignando derechos de acceso a grupos de usuarios o roles. Los administradores también pueden ayudar y apoyar a los usuarios de diversas maneras.
Consumidor, espectador o invitado – la persona que lee o de otra manera consume el contenido después de que se publica o comparte.

Un aspecto crítico de la gestión de contenido es la capacidad de gestionar versiones del contenido a medida que evoluciona (ver también control de versiones). Los autores y editores a menudo necesitan restaurar versiones más antiguas de los productos editados debido a un fallo en el proceso o una serie de ediciones no deseadas. El contenido sensible al tiempo también puede requerir actualizaciones a medida que el tema evoluciona con el tiempo.

Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenido implica la creación, mantenimiento y aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del proceso de creación y revisión de contenido tiene un rol y un conjunto único de responsabilidades en el desarrollo o publicación del contenido. Cada miembro del equipo de revisión requiere estándares de revisión claros y concisos. Estos deben mantenerse de manera continua para asegurar la coherencia y salud a largo plazo de la base de conocimientos.

Un sistema de gestión de contenido es un conjunto de procesos automatizados que puede soportar las siguientes características:

Importación y creación de documentos y materiales multimedia.
Identificación de todos los usuarios clave y sus roles.
La capacidad de asignar roles y responsabilidades a diferentes instancias de categorías o tipos de contenido.
Definición de tareas de flujo de trabajo a menudo asociadas con mensajes para que los administradores de contenido sean alertados de cambios en el contenido.
La capacidad de rastrear y gestionar múltiples versiones de una única instancia de contenido.
La capacidad de publicar el contenido en un repositorio para apoyar el acceso.
La capacidad de personalizar el contenido basado en un conjunto de reglas.
Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora la búsqueda y recuperación empresarial. Los sistemas de gestión de contenido toman las siguientes formas:

Sistema de gestión de contenido web – software para la gestión de sitios web (a menudo lo que la gestión de contenido implica implícitamente).
Salida de una organización de redacción de un periódico.
Flujo de trabajo para la publicación de artículos.
Sistemas de gestión de documentos.
Software de gestión del conocimiento.
Sistema de gestión de contenido de una única fuente – contenido almacenado en bloques dentro de una base de datos relacional.
Sistema de gestión de variantes – donde el personal etiqueta el contenido de origen (generalmente texto e imágenes) para representar variantes almacenadas como módulos de contenido de origen "master" únicos, resueltos a la variante deseada en la publicación (por ejemplo: contenido del manual del propietario del automóvil para 12 años de modelo almacenado como archivos de contenido maestro únicos y "llamados" por año de modelo según sea necesario) – a menudo utilizado conjuntamente con el almacenamiento de fragmentos de base de datos para objetos de contenido grandes.

Estructuras de gobernanza
El experto en gestión de contenido Marc Feldman define tres estructuras de gobernanza de gestión de contenido primarias: localizada, centralizada y federada, cada una con sus propias fortalezas y debilidades.

= Gobernanza localizada =
Al poner el control en manos de aquellos más cercanos al contenido, los expertos en contexto, los modelos de gobernanza localizada empoderan y liberan la creatividad. Estos beneficios vienen, sin embargo, a cambio de una pérdida parcial o total de control y supervisión gerencial.

= Gobernanza centralizada =
Cuando los resortes de control están fuertemente centralizados, los sistemas de gestión de contenido son capaces de entregar un mensaje de marca claramente y unificado. Además, las estructuras de gobernanza de gestión de contenido centralizada permiten una gran cantidad de oportunidades de ahorro de costos en grandes empresas, realizadas, por ejemplo, mediante (1) la evitación de esfuerzos duplicados en la creación, edición, formateo, reutilización y archivado de contenido; (2) la gestión del proceso y la simplificación de todo el trabajo relacionado con el contenido; y/o (3) la implementación o actualización ordenada del sistema de gestión de contenido.

= Gobernanza federada =
Los modelos de gobernanza federada tienen el potencial de realizar los beneficios de ambos controles localizados y centralizados, evitando las debilidades de ambos. Aunque los sistemas de software de gestión de contenido están estructurados inherentemente para habilitar modelos de gobernanza federada, realizar estos beneficios puede ser difícil porque requiere, por ejemplo, negociar los límites del control con gerentes locales y creadores de contenido. En el caso de las grandes empresas, en particular, la falta de implementación completa o realización de una estructura de gobernanza federada equivaldría a la falta de realización del retorno total sobre la inversión y los ahorros de costos que permiten los sistemas de gestión de contenido.

Implementación
Las implementaciones de gestión de contenido deben poder gestionar la distribución y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. Los sistemas de gestión de contenido suelen estar involucrados con la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de derechos digitales de solo lectura imponen algunas limitaciones a la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores cambiar el contenido protegido en su ciclo de vida. Crear nuevo contenido utilizando contenido gestionado (protegido) también es un problema que saca el contenido protegido del sistema de control de gestión. Algunas implementaciones de gestión de contenido cubren todos estos problemas.

Ver también

Referencias

Enlaces externos
Boiko, Bob (2004-11-26). Bible of Content Management. Wiley. p. 1176. ISBN 0-7645-7371-3.
Rockley, Ann (2002-10-27). Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy. New Riders Press. p. 592. ISBN 0-7357-1306-5.
Hackos, JoAnn T. (2002-02-14). Content Management for Dynamic Web Delivery. Wiley. p. 432. ISBN 0-471-08586-3.
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Ferran, Núria; Julià Minguillón (2011). Content Management for E-Learning. Springer. pp. 215. ISBN 978-1-4419-6958-3.